Gemeinde Mühlenbecker Land

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Digitaler Wandel in der politischen Arbeit

Artikel vom 06.02.2018

Modern, einfach und nachhaltig: Der papierlose Sitzungsdienst hält Einzug in der Gemeinde Mühlenbecker Land.
Modern, einfach und nachhaltig: Der papierlose Sitzungsdienst hält Einzug in der Gemeinde Mühlenbecker Land.

Laptop statt Aktenordner, Online-Datei statt Sitzungsvorlage. Im Mühlenbecker Land hält die Software „Informator CS" Einzug. Getestet wird jetzt schon.

Die technischen und rechtlichen Voraussetzungen für den papierlosen Sitzungsdienst hat die Gemeindeverwaltung geschaffen. Jetzt wird das neue System getestet. Ein bisschen Zeit wollen sich die Gemeindevertreter allerdings noch nehmen, bevor sie endgültig auf die Papierberge verzichten.

Nach der Testphase sollen alle Unterlagen für die Sitzungen der Gemeindevertretung, der Ortsbeiräte und Fachausschüsse nicht mehr per Post sondern nur noch elektronisch versandt werden.

Ein mobiles Endgerät, privat beschafft und bezuschusst durch die Verwaltung, ersetzt dann endgültig die dicken Vorlagenstapel, die für eine Gemeindevertretersitzung mit umfangreicher Tagesordnung schon mal mehr als 100 Seiten umfassen kann. Die vollständige Umstellung auf den digitalen Sitzungsdient soll
im Mai erfolgen.

Einfacher, schneller, kostensparend und umweltschonend

Schneller und einfacher wird das Sitzungsgeschäft durch die neue IT sowohl für die Verwaltung als auch für die Gemeindevertreter und Ausschussmitglieder. Nicht nur, dass die Sitzungsvorlagen schneller erstellt werden, da der Ausdruck entfällt, auch Versand und Empfang der Unterlagen erfolgen zügig und direkt.

Stolze 74.000 Druckseiten wurden für die insgesamt 45 Sitzungen der politischen Gemeindegremien im Jahr 2017 produziert – ein erheblicher Kostenfaktor. Insgesamt entstehen der Verwaltung für das „Drucksacheverfahren" jährliche Materialkosten (Papier, Toner, Porto) von etwa 6.500 Euro.

Aber nicht nur monetäre Vor- oder Nachteile spielen eine Rolle, sondern auch Aspekte wie die Steigerung der Effektivität der verwaltungsinternen Organisation, Mobilität und -ganz im Sinne des Klimaschutzkonzeptes der Verwaltung- die Schonung der Umwelt durch weniger Toner- und Papierverbrauch.

Gemeindevertreter zufrieden

Nadim Baker, mit 24 Jahren jüngstes Mitglied der Gemeindevertretung, ist sehr zufrieden mit dem digitalen Sitzungsdienst: „Mit nur wenigen Klicks kann ich online auf die Unterlagen zugreifen, bestimmte Dokumente per Schlagwort suchen und sie übersichtlich auf meinem Computer speichern." Als versierter PC- Nutzer sei ihm die Umstellung leicht gefallen, sagt er.

Angefreundet mit dem System hat sich - trotz anfänglicher Skepsis - auch Jens Berschneider (53), der sich selbst nicht gerade als Freund der modernen Technik bezeichnet. „Es ist gewöhnungsbedürftig, aber ich hab es mir schlimmer vorgestellt", sagt er, stolz darauf, die Hilfe der IT-Abteilung der Verwaltung bisher jedenfalls nicht benötigt zu haben.